Politica de confidențialitate

Ultima actualizare: 17 septembrie 2026

Această pagină explică ce date personale prelucrează platforma Portofoliul profesional digital, în ce scop, cât timp le păstrează și ce drepturi aveți. Este scrisă pentru această platformă și descrie ce face ea cu adevărat.

Operatorul de date

Social IT SRL, cu sediul în București, Sectorul 4, Splaiul Unirii nr. 160, CUI RO45300881. Ne puteți scrie la contact@portofoliu.digital pentru orice întrebare despre datele dumneavoastră.

Persoana de contact pentru datele personale

Pentru orice întrebare despre datele dumneavoastră personale, persoana de contact din partea Social IT SRL este Doru Ștefănescu, la adresa contact@portofoliu.digital.

Cine răspunde de date

Social IT SRL este operatorul datelor contului, ale portofoliului de lucru (documentele, versiunile blocate, partajările pe care le faceți dumneavoastră), ale plăților și ale legăturii cu iTeach.ro. Pentru ele ne scrieți nouă, la contact@portofoliu.digital.

Pentru portofoliul depus la o unitate de învățământ (copia versiunii depuse și rândul din registrul de depunere) și pentru ce face conducerea unității cu el în aplicație (registrul, evaluarea cerută de unitate, eliberarea, solicitarea de către altă unitate, predarea), operatorul este unitatea. Social IT SRL prelucrează aceste date în numele ei, ca persoană împuternicită (art. 28 din GDPR), pe baza acordului de prelucrare a datelor, pe care directorul unității îl citește și îl acceptă în aplicație.

Cererile privind portofoliul depus (acces, rectificare, ștergere) se adresează unității la care l-ați depus. Dacă ne ajung nouă, le transmitem unității și o ajutăm să răspundă.

Ce date prelucrăm

Contul: numele, adresa de email, parola (păstrată doar ca amprentă criptografică, niciodată în clar) și limba aleasă pentru interfață.
Profilul: unitatea de învățământ, funcția didactică, județul și disciplina, care ajung pe opisul portofoliului, unde le cere OM nr. 3.858/2026; nivelul de învățământ și nivelul în carieră, care hotărăsc numai ce componente vi se arată pe ecranul de lucru și nu se tipăresc nicăieri.
Documentele portofoliului: fișierele pe care le încărcați. Platforma nu vă cere date anume din ele: o diplomă sau o adeverință poate conține CNP sau alte date personale, iar ele rămân ale dumneavoastră și se arată numai cui alegeți.
Declarația de la finalizare (modelul din Anexa nr. 2 a ordinului): numele, domiciliul, actul de identitate, CNP-ul și semnătura. CNP-ul se păstrează criptat; semnătura se păstrează ca imagine, fără dinamica scrierii (care ar fi o dată biometrică).
Linkurile externe din portofoliu: la blocarea unei versiuni, platforma deschide o dată fiecare link extern și păstrează în versiune adresa lui finală, codul de răspuns, tipul conținutului, titlul paginii și amprenta primei părți a conținutului, cu momentul citirii, ca evaluatorul să poată vedea ce era acolo. Din pagină nu se păstrează nimic altceva, iar linkurile spre serviciile de stocare a fișierelor nu se deschid.
Trimiterea spre evaluare: numele și adresele de email ale evaluatorilor pe care le scrieți dumneavoastră. Le folosim numai ca să le trimitem invitația și să ținem evidența accesului.
Jurnalul de acces: cine a deschis portofoliul partajat și când. Adresa IP se scrie trunchiat (ultimul grup de cifre este șters), tocmai ca să nu identifice o persoană anume.
Plățile: adresa de email cu care plătiți, suma și codul plății, trimise procesatorului de plăți; numele și adresa de email de pe factură și adresa pe care o scrieți la plată (județul, localitatea, strada), cu suma, codul plății, perioada acoperită și numărul facturii, trimise programului de facturare. Datele cardului le introduceți direct pe pagina procesatorului de plăți; ele nu ajung la noi.
Conducerea unităților: numele și adresa de email ale directorului și ale secretarului, cu al doilea factor de autentificare al fiecăruia. În numele unității, aplicația ține faptele cerute de ordin: registrul de depunere; eliberarea portofoliului la cererea scrisă a cadrului didactic, cu textul cererii (pachetul eliberat se păstrează 7 zile); solicitarea portofoliului de către altă unitate, numai cu acordul cadrului didactic (unitatea solicitantă are acces 30 de zile); predarea portofoliului la încetarea activității (pachetul se șterge după confirmarea primirii, cel târziu după 90 de zile).
Legătura cu iTeach.ro: numai dacă intrați prin iTeach.ro sau vă legați contul de acolo; ce primim și cât păstrăm scrie în secțiunea despre iTeach.ro, mai jos.
Statistici de utilizare (Google Analytics): numai dacă v-ați dat acordul pe banda de la prima vizită. Fără acord, nicio dată nu pleacă spre Google.
Notificările de conținut: numele, adresa de email și motivarea persoanei care ne semnalează un document prin formularul „Semnalați un conținut”, adresa conținutului semnalat, data primirii și decizia noastră. Persoana notificată (titularul portofoliului) primește motivele deciziei, nu și numele sau adresa notificatorului.

De ce avem voie: scopurile și temeiurile

Furnizarea serviciului (construirea portofoliului, opisul, versiunile, partajarea, emailurile despre cont): executarea contractului, art. 6 alin. (1) lit. b) din GDPR.
Registrul de depunere al unității (numărul, data și scopul depunerii dumneavoastră, vizibile unității): obligația legală a unității din art. 10 al OM nr. 3.858/2026 (pentru unitate, art. 6 alin. (1) lit. c) din GDPR). Platforma îl ține în numele unității, ca persoană împuternicită.
Facturarea abonamentului (numele și adresa de email ale contului, adresa scrisă la plată, suma și codul plății, pe factură și în evidența plăților): obligația legală de a emite factura și de a o transmite în sistemul RO e-Factura (Codul fiscal, art. 319; OUG nr. 120/2021), art. 6 alin. (1) lit. c) din GDPR.
Securitatea platformei (jurnalul de audit, limitarea încercărilor de autentificare, al doilea factor): interesul legitim, art. 6 alin. (1) lit. f) din GDPR.
Notificările de conținut și retragerea din afișare (registrul notificărilor, confirmarea de primire, decizia motivată, expunerea de motive către titular): obligația legală a operatorului din art. 16 și 17 ale Regulamentului (UE) 2022/2065 privind serviciile digitale, art. 6 alin. (1) lit. c) din GDPR.
Statisticile de utilizare: consimțământul dumneavoastră, art. 6 alin. (1) lit. a) din GDPR. Îl puteți retrage oricând din butonul „Alegerea privind statisticile” din josul paginii.

Cine mai vede datele

Nu vindem și nu închiriem datele nimănui. Ele ajung numai la:

cei cărora le arătați portofoliul: evaluatorii cărora le trimiteți linkuri, pe care le puteți revoca; conducerea unității la care depuneți portofoliul, care vede copia depusă din registrul ei; evaluatorii desemnați de unitate, după ce vă dați acordul; o altă unitate care vă solicită portofoliul, numai cu acordul dumneavoastră și pentru un timp limitat;
HOSTX WEB SERVICES SRL, din România, care găzduiește serverul și păstrează datele în numele nostru;
Amazon Web Services (firma Amazon Web Services EMEA SARL, din Luxemburg), prin serviciul Amazon SES din regiunea Europa (Irlanda, Uniunea Europeană), care duce emailurile platformei: invitații, confirmări, coduri. În mesajele trimise în numele unui om (directorul unei școli, un profesor), „Răspunde” duce la adresa acelui om; celelalte mesaje răspund la adresa de contact. Amazon nu mută datele din regiunea aleasă decât cât cere serviciul sau legea, iar un transfer în afara Spațiului Economic European se face numai pe clauzele contractuale standard din contractul de prelucrare cu Amazon;
Stripe (firma Stripe Payments Europe, Limited, din Irlanda; serviciile de plată propriu-zise le dă Stripe Technology Europe, Limited, tot din Irlanda), procesatorul de plăți, când plătiți un abonament: primește adresa dumneavoastră de email, suma și codul plății, iar datele cardului le introduceți direct la el. Stripe poate transmite aceste date firmei Stripe, LLC, din Statele Unite, pe cadrul UE-SUA pentru protecția datelor sau pe clauzele contractuale standard;
SmartBill (firma Intelligent IT SRL, din România), programul de facturare, care primește numele și adresa de email ale contului, adresa pe care o scrieți la plată (județul, localitatea, strada), suma și codul plății, iar în locul codului numeric personal un cod din 13 cifre de zero; emite factura, o transmite în sistemul RO e-Factura și o poate trimite pe email;
Amazon Web Services (firma Amazon Web Services EMEA SARL, din Luxemburg), prin centrul de date din Frankfurt (Uniunea Europeană), care păstrează copiile de siguranță ale bazei de date și ale documentelor. Copia bazei de date se criptează pe serverul aplicației, înainte de a-l părăsi; documentele se criptează pe serverul nostru din Frankfurt, închiriat de la DigitalOcean, LLC, care duce apoi toate copiile, criptate, spre Amazon. Cheia cu care se deschid nu se află nici la Amazon, nici pe serverele aplicației. Un transfer în afara Spațiului Economic European s-ar face numai pe clauzele contractuale standard din contractul de prelucrare cu Amazon;
serverul de citire a documentelor (marca DigitalOcean, firma DigitalOcean, LLC, din Statele Unite; centrul de date din Frankfurt, Uniunea Europeană), care primește documentele încărcate (fotografii, scanări, PDF-uri și documente Word, Excel, PowerPoint sau OpenDocument) pentru a le citi conținutul; întâi le trece printr-un program antivirus, când acesta e pornit pe server, iar documentele de birou le transformă în PDF. Le ține numai în memorie cât durează lucrarea (de regulă sub un minut) și nu păstrează nimic după; înapoi vine textul citit și poziția liniilor pe pagină, din care aplicația păstrează doar propunerile de titlu, dată și componentă și un semnal dacă documentul pare să conțină date ale elevilor; textul și imaginea nu se salvează nicăieri. Tot înapoi vin, ca să se poată vedea în browser, forma PDF a unui document de birou, păstrată lângă original și ștearsă odată cu el, și o copie JPEG a unei fotografii HEIC, care ia locul originalului. Tot acolo se compun, în memorie, din versiunea blocată, dosarul portofoliului, opisul pentru comisie și pachetul de tipărire, pe care le cereți dumneavoastră sau unitatea, iar cât copiile de siguranță sunt pornite, același server criptează documentele pentru copii și duce spre Amazon Web Services copiile criptate, inclusiv copia bazei de date, criptată deja pe serverul aplicației. Această promisiune privește documentele utilizatorilor; documentele-model pe care le urcă operatorul însuși, din administrare, pentru registrul de tipare care ajută la propunerea componentei (niciodată din portofoliile utilizatorilor) stau sub regulile lor din această politică, cu termenele lor: un șablon sau un document anonimizat rămâne fără termen, iar un act real se șterge în cel mult 90 de zile de la urcare și în 7 zile dacă nu a fost validat, cu ștergerea consemnată în jurnal. DigitalOcean, LLC poate transfera datele în afara Spațiului Economic European numai pe certificarea ei în cadrul UE-SUA pentru protecția datelor sau, în lipsa acesteia, pe clauzele contractuale standard;
Google, numai pentru statistici și numai cu acordul dumneavoastră. Statisticile nu se încarcă niciodată pe paginile evaluatorilor și în zona conducerii unităților de învățământ. Google poate transfera aceste date în afara Spațiului Economic European, pe clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană.

Cât păstrăm datele

Contul și portofoliul de lucru: cât timp contul există. La închiderea contului (o puteți face singur, din aplicație) se șterg datele contului, documentele, versiunile blocate și pachetele de export, cu excepțiile spuse în rândurile de mai jos.
Versiunile blocate: nu se șterg de la sine, niciodată. La trecerea anului școlar ele se așază într-o listă pe ani, ca să nu vă încarce lucrul curent, dar rămân întregi și verificabile. Sunt dovezi deja emise: o dovadă care se șterge singură nu mai e o dovadă. La închiderea contului se șterg odată cu el; copia depusă la o unitate urmează regula registrului, de mai jos. Un document dintr-o versiune blocată poate fi totuși retras din afișare în urma unei notificări (cum scrie în termeni); atunci conținutul lui nu se mai arată, iar amprenta lui rămâne consemnată în versiune.
Dacă abonamentul expiră și nu e reînnoit, aveți încă 7 zile în care puteți lucra mai departe la portofoliu, dar în care depunerea cere reînnoirea. După ele contul trece în regim restrâns: puteți citi tot și puteți exporta oricând, dar nu mai puteți adăuga, finaliza sau depune. Nu se șterge nimic, iar o plată nouă ridică restrângerea pe loc.
Plățile și facturile: evidența unei plăți (numele, emailul și adresa de facturare, suma, data, perioada acoperită, numărul facturii și restituirile ei) rămâne și după închiderea contului, 5 ani socotiți de la 1 ianuarie al anului care urmează ultimei operațiuni a plății (plata, factura sau restituirea), apoi se șterge singură. Factura rămâne și la furnizorul de facturare.
Documentele eliminate: 30 de zile în „Documente eliminate”, cu putință de readucere; după aceea conținutul lor se șterge de pe server. În opis rămâne doar consemnarea eliminării, cerută de art. 6 alin. (3) din ordin. Documentele aduse de pe iTeach.ro fac excepție: rămân în „Documente eliminate” fără termen și se pot readuce oricând.
Copiile de siguranță: documentele se copiază după încărcare, iar baza de date o dată pe zi. Când conținutul unui document se șterge de pe server (la închiderea contului, după termenul din „Documente eliminate” sau la cerere), el dispare și din copiile de siguranță în cel mult 32 de zile. Copiile zilnice ale bazei de date se păstrează 35 de zile, iar cele lunare 12 luni. Datele unui cont închis pot rămâne în copiile criptate ale bazei cel mult 12 luni; ele nu se folosesc și nu se readuc în aplicație la o restaurare. La fel, titlul, data și amprenta unui document șters pot rămâne în copiile criptate ale bazei cel mult 12 luni.
Pachetele de export: 7 zile, apoi se șterg automat.
Registrul de depunere și copia depusă: rândul din registrul unității și copia versiunii depuse rămân la unitate și după închiderea contului, cu numele dumneavoastră, așa cum sunt pe actul depus. Unitatea este operatorul lor. La închidere restul contului se șterge, iar evaluările în curs pe versiunile depuse se opresc. Unitatea hotărăște cât le păstrează și poate șterge copia din aplicație: pe cea retrasă oricând, iar pe cea în vigoare după ce confirmă primirea pachetului de predare. După ștergere rămâne numai rândul din registru, cu mențiunea ștergerii, iar codul de verificare al copiei arată că ea a existat și data la care unitatea a șters-o. Evidențele eliberării portofoliului și ale predării lui rămân și ele la unitate după închiderea contului, cu numele de pe actul depus, cu datele, numerele și amprentele lor, cât timp există rândul din registru, și după ce unitatea șterge copia. Evidența unei solicitări a portofoliului de către altă unitate rămâne la unitatea solicitantă, cu numele contului dumneavoastră din clipa închiderii, cu datele ei și, dacă v-ați dat acordul, cu amprenta lui, și atunci când nu ați răspuns, ați refuzat solicitarea sau nu ați ales nicio depunere; aplicația nu o șterge, iar păstrarea ei nu depinde de rândul din registru. Cererile încă nerezolvate se închid odată cu contul, dar evidența lor rămâne, iar accesul unei alte unități la portofoliu se oprește.
Fișa completată de evaluator: cât versiunea blocată la care se referă; se șterge odată cu ea.
Acordurile: actul prin care directorul unei unități acceptă acordul de prelucrare a datelor rămâne al unității, cu textul acceptat, numele directorului și momentul acceptării; confirmarea că ați citit termenii și politica, cu versiunea citită, se păstrează cât timp există contul.
Datele notificatorului: un an de la decizie; după aceea numele, adresa de email și motivarea se șterg. Adresa conținutului semnalat, felul și amprenta lui, decizia și momentele rămân în registru, fără date de identificare, ca dovadă a felului în care am tratat notificarea.
Jurnalul de audit: faptele importante din aplicație (intrările, blocările, depunerile, partajările, accesul evaluatorilor, deschiderea documentelor) se consemnează într-un jurnal cu lanț de amprente. Rândurile lui pot purta numele și adresa de email ale celui care a făcut fapta, titlul documentului atins și adresa IP trunchiată. Jurnalul nu se șterge, nici după închiderea contului sau ștergerea unei versiuni: o ștergere ar rupe lanțul care dovedește că nimic nu a fost modificat pe ascuns.

Legătura cu iTeach.ro

Dacă intrați prin iTeach.ro sau vă legați contul de acolo, primim de la iTeach.ro identificatorul contului de acolo, numele de utilizator, numele și adresa de email. Pentru contul născut prin iTeach.ro, adresa se ia din nou de acolo la fiecare intrare. Documentele de pe iTeach.ro (adeverințele de participare la programele de formare, certificatele de absolvire a cursurilor și rezultatele autoevaluării DigCompEdu) se aduc numai după ce vă dați acordul de transfer și numai la apăsarea dumneavoastră; parola de pe iTeach.ro nu ajunge niciodată la noi.

Intrarea și legătura conturilor țin de executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. b) din GDPR); aducerea documentelor se face pe consimțământul dumneavoastră, dat în acordul de transfer, pe care îl puteți retrage (art. 6 alin. (1) lit. a)). iTeach.ro și această platformă sunt operatori distincți.

Legătura ține cât există contul sau până o desfaceți; o legătură încheiată se păstrează în istoric 2 ani, apoi se șterge. Documentele aduse rămân cât le țineți în portofoliu, iar dovada acordului de transfer, cât există contul.

Dacă sunteți evaluator

Dacă ați primit o invitație de evaluare, numele și adresa dumneavoastră de email ne-au fost date de cadrul didactic care v-a trimis portofoliul sau de conducerea unității care v-a desemnat. Le folosim ca să vă trimitem invitația și codul de acces și ca să ținem evidența accesului: când ați deschis portofoliul și ce documente ați consultat, cu adresa IP trunchiată. Dacă completați fișa de evaluare, păstrăm și ce scrieți în ea. Cine răspunde de aceste date depinde de cine v-a chemat, cum scrie mai jos.

Dacă portofoliul vi l-a trimis cadrul didactic, operatorul datelor dumneavoastră este Social IT SRL, iar temeiul este interesul legitim al cadrului didactic și al platformei de a duce la capăt evaluarea la care ați fost invitat și de a păstra dovada accesului (art. 6 alin. (1) lit. f) din GDPR).

Dacă v-a desemnat conducerea unei unități de învățământ, operatorul datelor dumneavoastră este unitatea, care le prelucrează pe temeiul obligației ei legale sau al unei sarcini de interes public (art. 6 alin. (1) lit. c) sau e) din GDPR), iar Social IT SRL le prelucrează în numele ei, ca persoană împuternicită (art. 28 din GDPR), pe baza acordului de prelucrare acceptat de unitate.

Linkul de acces ține cât fereastra aleasă de cel care îl trimite, cel mult 90 de zile, iar codul de acces e valabil 20 de minute. Numele, adresa de email, evidența accesului și fișa se păstrează cât versiunea blocată la care se referă; rândurile jurnalului de audit care consemnează accesul (cu numele, adresa de email și adresa IP trunchiată) rămân și după aceea, cum scrie la „Cât păstrăm datele”.

Aveți drepturile din secțiunea „Drepturile dumneavoastră”: ne scrieți la contact@portofoliu.digital, iar pentru evaluarea cerută de o unitate vă puteți adresa și unității. Aveți și dreptul de a depune o plângere la ANSPDCP (www.dataprotection.ro).

Drepturile dumneavoastră

Aveți dreptul de acces, de rectificare, de ștergere, de restricționare, de portabilitate, de opoziție și de retragere a consimțământului. O parte le puteți exercita direct din aplicație: vă descărcați oricând toate datele din pagina „Export”, vă corectați datele din „Datele contului” și vă închideți contul singur. Pentru restul, scrieți-ne la contact@portofoliu.digital; răspundem în cel mult 30 de zile. Tot acolo cereți corectarea adresei de facturare scrise la o plată: ea nu se schimbă din aplicație, iar corectarea cerută înainte de emiterea facturii ajunge pe factură.

Aveți și dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro.

Cum apărăm datele

Legătura cu platforma este criptată (HTTPS). Parolele se păstrează doar ca amprente criptografice, CNP-ul din declarații stă criptat, conturile conducerii unităților și ale administratorilor cer un al doilea factor de autentificare, orice alt cont îl poate porni din „Contul meu” (odată pornit, se cere după fiecare intrare), iar acțiunile importante se consemnează într-un jurnal cu lanț de integritate, în care o ștergere s-ar vedea. Fotografiile încărcate (JPEG, PNG, WebP) sunt curățate automat de metadate la intrare, inclusiv de coordonatele GPS pe care telefonul le scrie în fișier.

Inteligența artificială și documentele dumneavoastră

Folosiți inteligență artificială pe documentele mele?

Da, într-un singur loc, și merită spus limpede: ca să citim textul dintr-o poză sau dintr-o pagină scanată folosim un program de recunoaștere optică a caracterelor, care are la bază un model antrenat dinainte. Îl folosim numai ca să vă propunem titlul, data și componenta unui document, ca să nu le scrieți dumneavoastră.

Programul acela rulează pe serverul nostru, nu la un furnizor din afară, și nu trimite nimic mai departe. Textul citit nu se salvează nicăieri: din el rămân numai propunerile pe care le vedeți pe ecran și pe care le puteți schimba.

Documentele mele antrenează vreun model?

Nu. Nimic din ce încărcați nu intră într-un set de învățare. Recunoașterea tiparelor de documente se învață exclusiv din exemplare pregătite de administratorul platformei, niciodată din portofoliile cadrelor didactice.

Când platforma se schimbă în feluri care ating datele dumneavoastră, pagina aceasta se schimbă odată cu ea, iar data de mai sus se actualizează. După o schimbare a acestor texte, la prima intrare în aplicație vă cerem să confirmați că le-ați citit.