Modelul de procedură pentru școli
Fiecare unitate de învățământ cu personalitate juridică își elaborează o procedură proprie pentru portofoliul profesional al cadrelor didactice, aprobată de consiliul de administrație (art. 13 din metodologia aprobată prin OM nr. 3.858/2026). Mai jos este un model gratuit, pe care unitatea îl poate prelua, adapta și aproba. Îl puteți citi aici sau îl puteți descărca ca document Word, ca să-l modificați.
Modelul lasă fiecare hotărâre unității. Locurile dintre paranteze drepte se completează de unitate; dacă unitatea optează pentru portofoliul digital (art. 11 alin. (2)), capitolul despre formate și transfer spune ce cuprinde atunci procedura. Modelul nu este un aviz juridic: se recomandă verificarea lui de consilierul juridic al unității înaintea aprobării.
Fișierul are același conținut ca pagina aceasta, se poate modifica și nu cuprinde date personale.
Procedură operațională privind elaborarea, depunerea, gestionarea și păstrarea portofoliului profesional al cadrului didactic
Unitatea de învățământ: [denumirea unității]. Cod: PO-[număr]. Ediția I, revizia 0. Aprobată prin hotărârea consiliului de administrație nr. [număr] din [data].
1. Scopul procedurii
Procedura stabilește cum se elaborează, se depune, se gestionează, se păstrează și se eliberează portofoliul profesional al cadrelor didactice din unitate, în aplicarea art. 13 alin. (1) din Metodologia-cadru privind elaborarea și gestionarea portofoliului profesional al cadrului didactic, aprobată prin Ordinul ministrului educației și cercetării nr. 3.858/2026 (denumită în continuare metodologia).
2. Domeniul de aplicare
Procedura se aplică personalului didactic de predare, de conducere, de îndrumare și control care își desfășoară activitatea în unitate. Locul depunerii pentru cadrele didactice detașate și pentru cele care predau în mai multe unități urmează art. 10 alin. (1)-(3) din metodologie; personalului didactic cu statut de pensionar sau de asociat nu i se cere depunerea portofoliului (art. 10 alin. (4)).
Procedura nu înlocuiește regulile dosarului personal; raportul dintre dosarul personal și portofoliul profesional se stabilește prin hotărârea consiliului profesoral prevăzută la art. 8 alin. (7) din metodologie (secțiunea 16).
3. Documentele de referință
Ordinul ministrului educației și cercetării nr. 3.858/2026 și metodologia aprobată prin el; Legea învățământului preuniversitar nr. 198/2023; Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR) și Legea nr. 190/2018; Ordinul Secretariatului General al Guvernului nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice; regulamentul de organizare și funcționare și regulamentul intern ale unității.
4. Definiții
Portofoliul profesional: documentele care atestă activitatea și dezvoltarea profesională a cadrului didactic, structurate pe secțiunile din art. 6 alin. (1) și din anexa nr. 1 a metodologiei. Opisul: lista datată a documentelor, actualizată la fiecare adăugare sau eliminare (art. 6 alin. (3)). Registrul de depunere: evidența unității în care fiecare depunere primește un număr și o dată. Responsabilul cu portofoliile: persoana sau comisia desemnată prin decizia directorului (secțiunea 5).
5. Responsabilități
Consiliul de administrație aprobă procedura și reviziile ei. Consiliul profesoral adoptă hotărârea prevăzută la art. 8 alin. (7) din metodologie.
Directorul stabilește cadrul procedural, asigură îndrumarea și consilierea cadrelor didactice (art. 5 alin. (2)), desemnează prin decizie responsabilul cu portofoliile și răspunde de aducerea procedurii la cunoștința personalului și de publicarea ei (art. 13 alin. (4)).
Responsabilul cu portofoliile [numele sau funcția] ține registrul de depunere, primește portofoliile, urmărește calendarul, ține evidența consultării portofoliilor și pregătește eliberarea și predarea lor.
Cadrul didactic elaborează și actualizează portofoliul, care este responsabilitatea lui exclusivă (art. 5 alin. (3)), introduce în el numai documente care îi atestă activitatea reală (art. 9 alin. (1)) și îl depune însoțit de declarația din anexa nr. 2 (art. 12 alin. (2)).
6. Formatul portofoliului
Unitatea alege formatul în care se păstrează portofoliile profesionale: fizic (letric), digital sau mixt, cu delimitarea clară a secțiunilor (art. 11 alin. (1)). Varianta aleasă de unitate: [fizic / digital / mixt; se păstrează o singură variantă]. Motivarea alegerii: [de completat].
Dacă unitatea optează pentru portofoliul digital (art. 11 alin. (2)), procedura stabilește și formatele agreate pentru documentele electronice, precum și procesul de transfer prevăzut de același alineat. Formatele agreate propuse: PDF pentru documente, JPEG sau PNG pentru fotografii și scanări; mărimea maximă a unui fișier: [de completat]. Transferul: la sfârșitul fiecărui an școlar și la încetarea activității, responsabilul cu portofoliile verifică opisul și integritatea documentelor și consemnează transferul într-un proces-verbal.
7. Locul și modul depunerii
Pentru formatul fizic: portofoliul se depune la [locul, de exemplu secretariatul], unde se păstrează în [spațiul], cu acces numai pentru persoanele din secțiunea 10.
Pentru formatul digital: portofoliul se depune prin [denumirea platformei sau a sistemului folosit de unitate], iar depunerea primește un număr în registrul de depunere al unității și o dată. Furnizorul platformei prelucrează datele în numele unității, pe baza unui acord de prelucrare a datelor (secțiunea 15).
Cadrele didactice detașate depun portofoliul la unitatea în care sunt încadrate în anul școlar respectiv, iar cele care predau în mai multe unități îl depun, de regulă, la unitatea în care au cel mai mare număr de ore, informând în scris celelalte unități (art. 10 alin. (2)-(3)).
8. Calendarul
La începutul fiecărui an școlar, fiecare cadru didactic realizează sau completează portofoliul (art. 5 alin. (1)). Termenul de depunere sau de actualizare în unitate: [data]. Cadrele didactice venite în unitate în timpul anului depun portofoliul în [numărul de zile] de la încadrare.
Calendare intermediare: [de exemplu, o verificare a opisurilor în februarie și una în iunie], făcute de responsabilul cu portofoliile, cu rezultatul comunicat fiecărui cadru didactic.
9. Structura și opisul
Portofoliul se organizează pe secțiunile din art. 6 alin. (1), iar în fiecare secțiune documentele stau strict în ordinea cronologică a dobândirii lor (art. 6 alin. (4)). Lista din anexa nr. 1 a metodologiei este orientativă și se adaptează statutului cadrului didactic, etapei în carieră și nivelului de învățământ (art. 6 alin. (2)).
Opisul se actualizează și se datează la fiecare adăugare sau eliminare de documente. Pentru portofoliul digital, unitatea poate folosi un instrument de indexare automată care înlocuiește opisul letric, cu condiția datării fiecărei încărcări (art. 6 alin. (3)). Varianta aleasă: [opis letric / indexare automată cu datarea fiecărei încărcări].
10. Persoanele care au acces la portofolii
Au acces la portofoliile depuse numai [lista pe funcții, de exemplu: directorul, responsabilul cu portofoliile, membrii comisiilor de evaluare, inspectorii școlari], fiecare numai în situațiile din art. 4 al metodologiei și numai cât durează activitatea pentru care are nevoie de el.
Fiecare consultare a unui portofoliu depus se consemnează: cine l-a consultat, când și în ce scop. Pentru portofoliul digital, evidența o poate ține platforma folosită, dacă unitatea o poate consulta oricând.
11. Punerea la dispoziție pentru evaluare
Pentru o evaluare, portofoliul se pune la dispoziția evaluatorilor numai pe durata evaluării. În format digital, accesul se dă fiecărui evaluator printr-o legătură personală, cu termen, care se poate revoca, iar la sfârșitul evaluării accesul se închide.
12. Eliberarea portofoliului la cerere
La solicitarea scrisă a cadrului didactic, unitatea eliberează portofoliul profesional (art. 11 alin. (4)). Cererea se înregistrează, iar eliberarea se face în [numărul de zile] de la înregistrare, pe hârtie sau ca pachet digital, după formatul portofoliului. Unitatea consemnează eliberarea. [Se precizează dacă unitatea păstrează o copie.]
13. Solicitarea portofoliului de către altă unitate
Unitatea în care cadrul didactic are contract pe perioadă nedeterminată poate solicita portofoliul în format digital de la unitatea în care acesta este detașat, iar celelalte unități în care predă îl pot solicita de la unitatea unde a fost depus (art. 10 alin. (2)-(3)). Portofoliul se transmite [cu acordul cadrului didactic / după înștiințarea lui], iar transmiterea se consemnează.
14. Păstrarea
Unitatea păstrează portofoliul profesional timp de 3 ani de la încetarea activității cadrului didactic în unitate (art. 11 alin. (3)). La încetarea activității, portofoliul se predă responsabilului cu portofoliile, iar predarea se consemnează într-un proces-verbal, cu data încetării.
După împlinirea termenului, portofoliul se distruge sau se șterge, cu proces-verbal, afară de documentele pe care alte reglementări cer să fie păstrate mai mult. [Se precizează cine semnează procesul-verbal.]
15. Protecția datelor cu caracter personal
Pentru portofoliile depuse și pentru registrul de depunere, unitatea este operatorul datelor cu caracter personal, iar temeiul prelucrării este obligația legală din metodologie (art. 6 alin. (1) lit. c) din GDPR). Activitățile se desfășoară cu respectarea regulilor privind protecția datelor, securitatea cibernetică, proprietatea intelectuală și secretul profesional (art. 12 alin. (1) din metodologie).
Dacă unitatea folosește o platformă digitală, furnizorul ei prelucrează datele în numele unității, ca persoană împuternicită, pe baza unui acord de prelucrare a datelor încheiat conform art. 28 din GDPR. Platforma folosită: [denumirea]. Acordul de prelucrare: [numărul și data sau felul acceptării].
Cadrele didactice nu includ în portofoliu date personale ale elevilor sau ale părinților (nume în cataloage, liste de note, lucrări cu nume); activitatea cu elevii se documentează fără ele. Codul numeric personal, domiciliul și datele actului de identitate din declarația din anexa nr. 2 se consultă numai de persoanele care au nevoie de ele.
16. Concordanța cu hotărârea consiliului profesoral
Prin hotărârea nr. [număr] din [data], consiliul profesoral a hotărât, în temeiul art. 8 alin. (7) din metodologie, că documentele din dosarul personal [se introduc separat și în portofoliul profesional / se depun doar în dosarul personal, iar gestionarea instituțională a portofoliului privește și documentele din dosarul personal].
17. Răspunderea
Introducerea în portofoliu a unor date sau documente nereale sau falsificate atrage răspunderea disciplinară, civilă și, după caz, penală (art. 9 alin. (2) din metodologie).
18. Aducerea la cunoștință și publicarea
Procedura se aduce la cunoștința întregului personal didactic și se publică pe site-ul unității (art. 13 alin. (4)). De publicare răspunde [funcția].
19. Dispoziții finale
Procedura intră în vigoare la data aprobării de consiliul de administrație și se revizuiește ori de câte ori se schimbă metodologia, organizarea unității sau platforma folosită. Unitățile prevăzute la art. 13 alin. (3) din metodologie pot adapta la specificul lor structura portofoliului și aspectele de mai sus.
Anexe
Anexa 1: structura-cadru a portofoliului (anexa nr. 1 a metodologiei). Anexa 2: declarația (anexa nr. 2 a metodologiei). Anexa 3: modelul cererii de eliberare a portofoliului. Anexa 4: registrul de depunere. Anexa 5: evidența consultării portofoliilor. Anexa 6: modelul procesului-verbal de predare la încetarea activității. [Unitatea își completează anexele.]