Acordul de prelucrare a datelor cu unitatea de învățământ

Părțile. Unitatea de învățământ care acceptă acest acord, prin directorul ei, este operatorul datelor cu caracter personal din portofoliile depuse la ea și din registrul ei de depunere. Social IT SRL, care administrează platforma portofoliu.digital, este persoana împuternicită: prelucrează aceste date numai în numele unității și numai pentru ea. Pentru contul cadrului didactic și pentru portofoliul lui de lucru, operatorul rămâne Social IT SRL, după politica de confidențialitate a platformei. Întrebările despre acest acord se trimit la contact@portofoliu.digital.

1. Obiectul

Prelucrarea privește portofoliile profesionale depuse de cadrele didactice la unitate (versiunile blocate, cu documentele lor, declarația din Anexa nr. 2 și fișele de evaluare), registrul de depunere al unității și conturile conducerii unității (directorul și secretarul).

2. Durata

Acordul se aplică de la acceptare, cât timp unitatea folosește platforma. Copiile depuse și rândurile din registru rămân la dispoziția unității și după închiderea contului cadrului didactic care le-a depus. Unitatea hotărăște cât păstrează copia depusă a unui cont închis și o poate șterge din zona ei a aplicației: directorul șterge copia retrasă oricând, iar copia în vigoare după ce unitatea a confirmat în aplicație primirea pachetului de predare. Ștergerea se face după o confirmare și se consemnează în jurnal; din copie rămâne numai rândul din registru, cu mențiunea ștergerii și data ei.

Evidențele eliberării portofoliului depus și ale predării lui (eliberarea la cererea cadrului didactic, predarea la încetarea activității) rămân la unitate și după închiderea contului cadrului didactic, cu numele de pe actul depus, cu datele, numerele și amprentele lor, cât timp există rândul din registru, inclusiv după ștergerea copiei. Evidența unei solicitări a portofoliului de către altă unitate rămâne la unitatea solicitantă, cu numele contului cadrului didactic din clipa închiderii, cu datele ei și, dacă acordul a fost dat, cu amprenta lui, inclusiv atunci când cadrul didactic nu a răspuns, a refuzat solicitarea sau nu a ales nicio depunere; aplicația nu o șterge, iar păstrarea ei nu depinde de rândul din registru.

3. Natura și scopul prelucrării

Platforma stochează copiile depuse, le arată conducerii unității și evaluatorilor desemnați de ea, ține registrul de depunere cu numerele lui, trimite scrisorile legate de aceste fapte și face copii de siguranță criptate. Scopul este gestionarea instituțională a portofoliilor profesionale după OM ME nr. 3.858/2026, pentru unitățile care optează pentru portofoliul digital (art. 11 alin. (2) din ordin).

4. Categoriile de date și de persoane vizate

Persoanele vizate sunt cadrele didactice care depun portofoliul la unitate, evaluatorii desemnați și membrii conducerii unității. Datele sunt: numele, adresa de email, funcția și unitatea; documentele din portofoliul depus, care privesc cariera și formarea cadrului didactic; datele din declarația din Anexa nr. 2, inclusiv codul numeric personal, păstrat criptat; fișele de evaluare; jurnalul consultărilor.

5. Instrucțiunile unității

Platforma prelucrează datele numai pe baza instrucțiunilor documentate ale unității. Instrucțiunile sunt funcțiile aplicației, așa cum le folosește conducerea unității (depunerea, registrul, desemnarea evaluatorilor, eliberarea portofoliului, predarea), și orice instrucțiune scrisă trimisă la contact@portofoliu.digital. Dacă o instrucțiune pare să încalce legea, platforma o spune unității înainte de a o aplica.

6. Confidențialitatea

Persoanele care lucrează pentru platformă și pot avea acces la aceste date s-au angajat să le păstreze confidențialitatea. Administratorii platformei nu deschid conținutul portofoliilor în lucrul obișnuit; o deschidere cerută de o notificare de conținut sau de o cerere a unității se consemnează în jurnal.

7. Securitatea prelucrării (art. 32 GDPR)

Măsurile platformei: conexiuni criptate (HTTPS); fișierele stocate sub amprenta lor, în afara adreselor publice; codul numeric personal criptat în bază; al doilea factor de autentificare pentru conducerea unității (director și secretar) și pentru administratori; un jurnal de audit cu lanț de amprente, care face detectabilă orice modificare; copii de siguranță criptate; accesul evaluatorilor prin linkuri personale, cu cod primit pe email și cu termen.

8. Împuterniciții secundari

Unitatea autorizează platforma să folosească: HOSTX WEB SERVICES SRL (România), pentru găzduirea aplicației; Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg), cu marca Amazon Web Services, pentru trimiterea scrisorilor, din regiunea Irlanda, și pentru păstrarea copiilor de siguranță criptate, în centrul de date din Frankfurt (Uniunea Europeană); DigitalOcean, LLC (Statele Unite), pentru serverul din Frankfurt (Germania) care citește documentele, compune opisul pentru comisie și pachetul de tipărire cerute de unitate, criptează documentele pentru copiile de siguranță și duce spre Amazon copiile criptate (copia bazei de date se criptează înainte, pe serverul aplicației). Un transfer în afara Spațiului Economic European se face numai pe mecanismele din contractele de prelucrare ale acestor firme: clauzele contractuale standard, iar la DigitalOcean, LLC întâi certificarea ei în cadrul UE-SUA pentru protecția datelor. Platforma impune fiecăruia aceleași obligații de protecție a datelor ca în acest acord. Despre orice schimbare a acestei liste unitatea este anunțată înainte și poate obiecta la contact@portofoliu.digital.

9. Sprijinul pentru unitate

Platforma ajută unitatea să răspundă cererilor persoanelor vizate (acces, rectificare, ștergere, restricționare) care privesc portofoliile depuse; o astfel de cerere ajunsă la platformă se transmite unității. Platforma ajută unitatea și la securitatea prelucrării, la notificarea încălcărilor securității datelor (o anunță fără întârzieri nejustificate după ce află de ea) și la evaluarea impactului asupra protecției datelor (art. 32 până la 36 GDPR).

10. La încetare

Când unitatea încetează să folosească platforma, platforma, la alegerea unității, îi predă copiile depuse și registrul, prin pachetele de export ale aplicației, sau le șterge, afară de ce trebuie păstrat după lege. Unitatea își spune alegerea la contact@portofoliu.digital.

11. Informarea și auditul

Platforma pune la dispoziția unității informațiile necesare pentru a arăta că respectă acest acord și permite audituri, inclusiv inspecții, făcute de unitate sau de un auditor împuternicit de ea, cu un anunț rezonabil trimis la contact@portofoliu.digital.

12. Ce hotărăște platforma în nume propriu

Platforma nu hotărăște singură scopurile și mijloacele prelucrării datelor din portofoliile depuse. Ce hotărăște singură pentru copia din contul cadrului didactic (păstrarea versiunilor blocate, faptul că nu se mai modifică, termenele de acces ale evaluatorilor) face ca operator, după politica ei de confidențialitate, nu în numele unității (art. 28 alin. (10) GDPR).

13. Acceptarea

Directorul unității acceptă acest acord în aplicație, în numele unității, apăsând „Accept acordul de prelucrare” după ce l-a citit. Aplicația păstrează textul exact în limba română, amprenta lui, momentul acceptării și numele directorului. Versiunea în limba română este cea care produce efecte. O versiune nouă a acordului se acceptă din nou.